Lựa chọn các segments khi hạch toán trên Oracle

Trên Oracle, danh mục tài khoản kế toán (COA) bao gồm 10 segment . Điều này dẫn đến bối rối cho users khi phải lựa chọn để hạch toán.
Ở đây xin hướng dẫn cụ thể để bà kon lưu ý khi hạch toán:

Segment 1 - Đơn vị: dùng để xác định bút toán hạch toán nằm trong sổ sách kế toán của đơn vị nào. Thông thường, hệ thống sẽ mặc định segment 1 là đơn vị mà users đang đứng. Đối với các bộ sổ (ledger) có nhiều đơn vị hạch toán phụ thuộc (operating unit), hệ thống cho phép đứng ở đơn vị này hạch toán vào sổ của đơn vị kia với điều kiện đơn vị kia phải thuộc cùng 1 ledger với đơn vị đang đứng (ví dụ: đứng ở H/O có thể hạch toán vào sổ của GMDS nếu chọn giá trị Đơn vị là 01G). Hệ thống cũng cho phép hạch toán bút toán xuyên sổ, ví dụ: Nợ 01A/Có 01G. Khi đó, Oracle tự động sinh ra 1 cặp bút toán CNNB 136-336 để cân sổ tại mỗi đơn vị.

Segment 2 - Phòng ban: dùng để hạch toán chi phí theo phòng ban.

Segment 3 - Tài khoản: căn cứ theo nội dung nghiệp vụ, người dùng phải chọn tài khoản hạch toán theo các quy định liên quan của chuẩn mực kế toán. Lưu ý: không hạch toán vào TK 632

Segment 4 - Tiểu khoản: là phần mở rộng của segment 3, dùng để theo dõi thêm chi tiết cho tài khoản kế toán. Có các nhóm sau:

• Tiểu khoản nhóm A: phải chọn tiểu khoản nhóm A khi hạch toán vào các tài khoản tiền như 111, 112, 113 hay 128
  
• Tiểu khoản nhóm R: phải chọn tiểu khoản nhóm R khi hạch toán doanh thu (tài khoản đầu 5)
  
• Tiểu khoản nhóm E: phải chọn tiểu khoản nhóm E khi hạch toán chi phí (tài khoản đầu 6)
  
• Tiểu khoản nhóm T: phải chọn tiểu khoản nhóm T khi hạch toán vào các tài khoản thuế, bao gồm 133, 333
  
• Tiểu khoản nhóm P: phải chọn tiểu khoản nhóm P khi hạch toán vào các tài khoản phải thu/phải trả khác (thường là 138880, 338880, 144, 244, 344)
  

Segment 5 - Loại hình hoạt động và Segment 6 - Loại hình dịch vụ: dùng để hạch toán doanh thu và chi phí giá vốn.

Segment 7 - Thu chi hộ: thường chỉ dùng cho hoạt động đại lý, logistics khi phát hành hóa đơn thu hộ hoặc hạch toán hóa đơn chi hộ.

Segment 8 - Vị trí địa lý: thường chỉ dùng cho GMDS khi hạch toán và theo dõi nơi phát sinh doanh thu, chi phí.

Segment 9 - Phân tích: là segment mở rộng dùng để phân tích thêm theo yêu cầu. Hiện có các nhóm sau:

• Nhóm X: dùng để hạch toán đầu tư tài chính ngắn hạn (TK 121)
  
• Nhóm I: dùng để hạch toán đầu tư tài chính dài hạn khác (TK 228)
  
• Nhóm L: dùng cho hoạt động logistics
  
• Nhóm S: dùng để hạch toán doanh thu, chi phí theo tàu
  

Segment 10 - Giao dịch nội bộ: dùng để hạch toán CNNB trong một đơn vị độc lập (TK 136-336) và đầu tư vào Công ty con, công ty liên kết (TK 221, 222, 223)

Nhớ, đừng chọn nhầm nhé