Quy trình kế toán dịch vụ hàng dự án Project của GLC

Đặc điểm của dịch vụ hàng project:
Việc cung cấp dịch vụ hàng project được hạch toán vào doanh thu/chi phí theo từng lô/hợp đồng cung ứng dịch vụ. Doanh thu và chi phí thường không phát sinh đồng thời trong kỳ (lệch kỳ) nên việc hạch toán cần sử dụng các TK trung gian trước khi kết chuyển vào doanh thu/chi phí.

Quy trình lý thuyết tổng thể (dự kiến):
1. Đối với các khoản thu tiền của khách hàng:
Khi phát hành hóa đơn thu tiền, hạch toán:
Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng
Có TK 338850 - Phải trả về hàng dự án
Có TK 333110 - Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có)
Trong đó: TK 338850 được mặc định đầy đủ các segment như:
- Tiểu khoản R3xx để hạch toán loại phí thu của khách hàng
- Loại hình hoạt động B03 - hoạt động logistics
- Loại hình dịch vụ S0303 - dịch vụ hàng dự án
- Mã third-party E00 hạch toán chung cho tất cả các dự án. Khi kết chuyển vào doanh thu, hệ thống sẽ hạch toán từ mã E00 này vào các mã Exx cho từng dự án cụ thể.

2. Đối với các khoản chi phí của dự án:
Khi nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, hạch toán:
Nợ TK 154300 - Chi phí SXKD dở dang
Nợ TK 133110 - Thuế GTGT đầu vào (nếu có)
Có TK 331 - Phải trả người bán
Trong đó: TK 154300 được mặc định đầy đủ các segment như:
- Tiểu khoản Exxx: để ghi nhận loại chi phí phải trả
- Loại hình hoạt động B03 - hoạt động logistics
- Loại hình dịch vụ S0303 - dịch vụ hàng dự án
- Mã third-party E00 hạch toán chung cho tất cả các dự án. Khi kết chuyển vào chi phí, hệ thống sẽ hạch toán từ mã E00 này vào các mã Exx cho từng dự án cụ thể.

3. Kết chuyển vào doanh thu:
Chức năng customization cho phép kết chuyển các AR transaction phải thu khách hàng đang hạch toán trên TK 338850 vào doanh thu với các nguyên tắc cơ bản như sau:
- Truy vấn các hóa đơn cần kết chuyển: hệ thống sẽ truy vấn ra các AR Transaction thỏa mãn 2 điều kiện là: hạch toán Có TK 338850 và có mã third-party là E00 để hiển thị lên màn hình. Phần hiển thi sẽ bao gồm các thông tin chủ yếu như Ký hiệu, số hóa đơn, ngày hóa đơn, khách hàng, diễn giải, loại tiền nguyên tệ, số tiền nguyên tệ trước thuế, số tiền đã chuyển vào doanh thu lần trước (nếu có) và số tiền có thể chuyển lần này. Tổng số tiền kết chuyển doanh thu không được vượt quá số tiền trước thuế của hóa đơn.
- User sẽ click chọn các hóa đơn được kết chuyển doanh thu lần này. Hệ thống sẽ mặc định Số tiền kết chuyển lần này bằng Số tiền chưa kết chuyển của hóa đơn, tuy nhiên người dùng có thể sửa lại cho phù hợp.
- Tỷ giá: hệ thống luôn kết chuyển vào doanh thu bằng tiền hạch toán VND. Nếu có hóa đơn ngoại tệ, số tiền kết chuyển doanh thu = số tiền nguyên tệ chuyển lần này x tỷ giá của hóa đơn.
- Bút toán hạch toán doanh thu: TK doanh thu sẽ được hạch toán tương tự như TK 338850. Hệ thống sẽ chỉ thay thế 2 giá trị là: TK 338850 thành TK 511300, mã third-party E00 thành mã Exx cho mỗi dự án cụ thể.
- Báo cáo: sau khi đã kết chuyển, các hóa đơn sẽ được đánh dấu Đã xử lý (một phần hoặc toàn bộ). Căn cứ trên tình trạng đánh dấu này sẽ có báo cáo để liệt kê các hóa đơn chưa kết chuyển hoặc đã kết chuyển (tương tự báo cáo AP06 hiện nay nhưng...xịn hơn )
- Hủy thao tác: trường hợp đã kết chuyển doanh thu rồi nhưng muốn hủy thao tác đi để làm lại. Mỗi khi user thực hiện kết chuyển, hệ thống sẽ gom các hóa đơn được chọn để kết chuyển thành 1 group (tương tự như SOA Number hiện nay). Khi muốn hủy, user chỉ cần truy vấn lại group này và nhấn Hủy. Hệ thống sẽ reverse lại toàn bộ bút toán kết chuyển đồng thời trả lại tình trạng đánh dấu của các hóa đơn trong group đó.
Điều này nói nôm na là: kết chuyển 1.000 cái hóa đơn mà chỉ sai có 1 cái thôi thì cũng phải hủy cho 1.000 cái và làm lại từ đầu

4. Kết chuyển vào chi phí:
Nguyên tắc kết chuyển tương tự như kết chuyển doanh thu, chỉ khác một số điểm sau:
- Hóa đơn được kết chuyển là các AP invoices hạch toán vào TK 154 và có mã third-party là E00
- Khi hạch toán chi phí, hệ thống thay thế TK 154300 thành TK 627700

5. Một số lưu ý khác:
- Việc truy vấn hóa đơn được tính theo GL Date trong Distribution của hóa đơn, nghĩa là theo bút toán hạch toán của hóa đơn.
- Số tiền của hóa đơn (đặc biệt là AP Invoice) được lấy trong Distribution ứng với TK hạch toán là 338850 hoặc 154300.
- Quy trình này cũng áp dụng cho các hoạt động đại lý hoặc hoạt động khác mà khi phát hành hóa đơn/hạch toán phải trả sử dụng các TK trung gian 138/338 rồi sau đó mới kết chuyển vào doanh thu/chi phí