Hướng dẫn tạo một Bank Account mới

Để tạo một Bank Account mới cần thao tác lần lượt trên GL, CM và AR.

Thao tác trên GL: bổ sung giá trị Tiểu khoản mới mã Axxx (segment 4) cho Chart of Account (xem bài Hướng dẫn bảo trì Chart of Account).

Thao tác trên CM:
Khai báo Bank và Bank Branch: nếu Bank Account được mở tại một ngân hàng hoặc chi nhánh/phòng giao dịch ngân hàng chưa có trên hệ thống thì phải khai báo Bank và Bank Branch (xem bài Hướng dẫn khai báo Bank và Bank Branch)Khai báo Bank Account:

• Tại quyền CM Superuser vào đường dẫn: Setup/Banks/Bank Accounts
  
• Nhấn Create
  
• Country: chọn Vietnam; Bank Name và Branch Name: chọn ngân hàng và CN/PGD ngân hàng mở tài khoản
  
• Nhấn Continue
  
• Bank Account Owner: chọn Ledger của đơn vị mở Bank Account. Check vào 2 ô Payables và Receivables trong phần Account Use. Nhấn Next
  
• Account Name: nhập tên tài khoản. Lưu ý: đây là tên sử dụng trên hệ thống chứ không phải tên đăng ký với ngân hàng. Yêu cầu nhập ngắn gọn, không dùng tiếng Việt có dấu.
  
• Alternate Account Name: tên tài khoản như đăng ký với ngân hàng (nếu có)
  
• Account Number: số tài khoản như đăng ký với ngân hàng.
  
• Currency: chọn loại tiền của tài khoản. Check vào ô Multiple Currencies Allowed. Nhấn Save and Next
  
• Cash: nhập tài khoản hạch toán của Bank Account. Ví dụ: 111, 112, 128,...có gắn với Tiểu khoản Axxx đã khai báo trên GL. Nhấn Create để tạo Combination, sau đó check vào Code Combination và chọn Select.
  
• Cash Clearing: khai báo như tài khoản Cash. Nếu là Bank Account dạng Directly (không cần reconcile CM với AR/AP) thì nhập Cash Clearing giống như Cash; nếu là Bank Account dạng By Matching (phải reconcile CM với AR/AP) thì chọn tài khoản (segment 3) là 113
  
• Check vào các ô: Multiple Currency Payments; Allow Zero Payments; Pooled Account trong mục Payables Control.
  
• Check vào ô Multiple Currency Receipts trong mục Receivables Control
  
• Nhấn Save and Next.
  
• Nhấn Add Organization Access
  
• Check các ô Payables và Receivables trong mục Account Use. Trong ô Organization chọn đơn vị sử dụng Bank Account
  
• Nhấn Continue. Nhấn Apply
  
• Nhấn Finish để hoàn thành khai báo.
  
• Tại màn hình tiếp theo, check chọn Bank Account vừa khai báo. Sau đó nhấn Manage Payment Documents đẻ khai báo bộ số chạy của payment (payment number)
  
• Nhấn Create để tạo bộ Documents mới.
  
• Name: nhập tên của bộ Document, ví dụ: PHIEUCHI, UNC,....
  
• Paper Stock Type: chọn Prenumberred Stock
  
• Format: chọn Standard Check Format
  
• First Available Document Number: nhập số document đầu tiên mà Bank Account này có thể sử dụng. Việc đặt bộ số này cần lưu ý tránh trùng lặp giữa các Bank Account với nhau.
  
• Last Available Document Number: nhập số document cuối cùng mà Bank Account này có thể sử dụng. Khi làm payment đến số này, hệ thống sẽ yêu cầu phải lập một bộ Document Number mới cho Bank Account.
  
• Nhấn Apply để hoàn thành khai báo trên CM
  

Thao tác trên AR:

• Tại quyền AR Superuser vào đường dẫn: Setup/Receipts/Receipt Classes
  
• Nhấn F11 để truy vấn các Classes theo thông tin sau: Creation Method chọn là Manual; Clearance Method chọn là Directly nếu khai báo Bank Account dạng Directly hoặc By Matching nếu khai báo Bank Accoutn dạng By Matching. Nhấn Ctr+F11 để truy vấn.
  
• Nhấp chuột vào ô Name trong mục Receipt Method. Nhấn nút + (New) trên thanh công cụ để thêm Receipt Method mới.
  
• Name: nhập Bank Account Name như đã khai báo trên CM
  
• Effective Dates: chọn ngày hiệu lực của Receipt Method (chỉ nhập 1 ô màu vàng)
  
• Nhấn Bank Accounts
  
• Bank Name và Branch Name: chọn ngân hàng và CN/PGD ngân hàng đã khai báo Bank Account
  
• Account Name: chọn Bank Account đã khai báo.
  
• Effective Dates: chọn ngày hiệu lực của Receipt Method
  
• Ô [ ] trong mục Primary: nhập tiết đầu tố của Receipt Number, ví dụ: ACB, VCB,...Tiết đầu tố này dùng để hệ thống tự sinh ra các Receipt Number phù hợp cho Bank Account.
  
• Remittance: chỉ khai báo mục này nếu Bank Account dạng By Matching. Chọn tài khoản là 113 với Tiểu khoản Axxx của Account.
  
• Unapplied Receipts: nhập tài khoản 131500
  
• Unidentified Receipts: nhập tài khoản 338120
  
• On Account Receipts: nhập tài khoản 338610
  
• Unearned và Earned Discounts: chọn.
  
• Lư lại và hoàn thành việc khai báo Bank Account